Vorlaufende Architekturarbeit

für S/4HANA greenfield conversion

Wie durch die Erarbeitung der Ist- und Ziel-Geschäfts- und Anwendungsarchitektur mehr als nur eine belastbare Grundlage für die Planung, Einführung und den Betrieb von S/4HANA bereitgestellt werden konnte.

Branche: IT & Neue Medien

Rolle: Programmleiter, Business Architekt

Ausgangssituation

Ein mittelständisches IT-Unternehmen hatte sich in einer Vorevaluierung für eine S/4HANA greenfield Einführung zur Ablösung von SAP ECC entschieden. Nach einem ersten Piloteinführung für einen kleineren Buchungskreis wurde im Rahmen eines Programmaudits festgestellt, dass die für die Evaluierung durchgeführte Erhebung der Ist-Abläufe unzureichend tief für eine belastbare Umsetzungsplanung erfolgt war. Eine Zielbildgestaltung hatte lediglich in Form der Benennung von S/4HANA Key-Features stattgefunden. Darüber hinaus gab es auf Seiten der IT kein durchgängiges Bild zum Zusammenspiel der Systeme im Rahmen der Geschäftsabwicklung und somit zur durchzuführenden Integrationsarbeit.

Zielsetzung

Ziel der zusätzlich angesetzten Erhebungs- und Grobkonzeptionsphase war es, innerhalb von vier Monaten eine belastbare Planungsgrundlage für die Einführung von S/4HANA und dem damit verbundenen Umbau der IT-Anwendungslandschaft zu erarbeiten. Dabei sollte zuerst eine umfassendes Verständnis zu bestehenden Geschäfts- und Anwendungsarchitektur bei allen Beteiligten geschaffen werden. In Folge war eine fachliche und systemische Zielbebauung zumindest so weit zu erarbeiten, dass sie als valide Grundlage für Aufwandsschätzungen wie auch zur Ableitung alternativer Go-Live-Szenarien dienen konnte.

Vorgehen

Aufgrund der Vielschichtigkeit der gegebenen Intransparenz war es notwendig, eine umfassende Erhebung über alle relevanten Kernelemente des Geschäfts- und Betriebsmodells durchzuführen. Schlüsselfragen zur Abgrenzung waren insbesondere, welche direkte und indirekte Wertschöpfungsprozesse bestehen, welche Umsysteme sich an S/4HANA andocken und wie sich notwendige Grundlagenarbeit in Bezug auf die Stammdaten auszuprägen hat.

Die über bestehende Betriebsdokumentation und Kopfwissen zusammengetragenen Elemente wurden in die Kategorien Wertschöpfungskette (End-to-End-Prozesse), Stammdaten, IT-Anwendungen und Sonderthemen kategorisiert. Für jede Kategorie wurden spezifische Ergebnistypen für die Ist-Erhebung wie z.B. Prozessflussdarstellungen, Life-Cycle-Steckbriefe, Schnittstellenbeschreibungen oder Pain-Point-Listen definiert. Nachdem für das Thema kompetente Vertreter aus dem Projektteam und den Fachbereichen zugeteilt worden waren, wurde in multiplen Arbeitssträngen und konzentrierten Workshop-Runden die Erhebung über drei Monate hinweg durchgeführt.

Die Ergebnisse der Erhebung wurden genutzt, um im nächsten Schritt eine gemeinsame Sprache zwischen den Fachbereichen und der IT über die Einführung von Geschäftsfähigkeiten (Business Capabilities) zu etablieren. Basierend auf Referenzwerken wie auch durch das Identifizieren wiederkehrender „Prozess-Muster“ wurden die erhobenen Wertschöpfungsketten aufgebrochen und differenzierende oder zu standardisierende Fähigkeiten (Pricing, Kampagnen-Mgmt., Auftrags-Mgmt.,…) definiert. Diese wurden wiederum in fachliche Domänen (Vertrieb, Einkauf, Finance,…) zusammengefasst. Dadurch war es möglich, die Komplexität des Geschäftsportfolios in greifbare, planbare und für alle verständliche Bebauungspakete aufzulösen.

Im nächsten Schritt erarbeiteten die Vertreter aus den Fachbereichen zusammen mit der Domänen-IT ein mit der S/4HANA-Einführung zu erreichenden Soll-Zustand („Prozess-Vision“) für die jeweilige Geschäftsfähigkeit. Im Rahmen dieser Arbeit konnten nun auch die neuen S/4HANA- Features sinnvoll in die Soll-Abläufe verankert werden. Darüber hinaus war der Fachbereich in der Lage, die Anforderungen an die durchzuführende Arbeiten zur Stammdatenbereinigung und -konsolidierung zu definieren. Dadurch etablierte sich in Summe das Zielbild für die zukünftige Geschäftsabwicklung.

Für die Bestandssysteme wurden durch SystemOwner und der IT-Leitung festgelegt, welche Roadmap-Pakete der jeweiligen Umsysteme von SAP mit in die Umstellungsarbeit zu integrieren sind oder an welchen Stellen es sogar zu einer Altsystemablösung zu kommen hat. Dadurch ergab sich ein erster Entwurf eines IT-Zielbild, das im Laufe der Umsetzungsarbeiten weiter entwickelt werden sollte.

Ergebnis

Durch die gemeinsame Arbeit an der Ziel-Geschäfts- und Anwendungsarchitektur kam es zu übergreifend abgestimmten Scope bzgl. der S/4HANA-Einführung zwischen den Fachbereichen, der IT und dem Management. Die eindeutig definierten Bebauungspakete und Umsystem-Initiativen ermöglichten es den in Folge angesetzten Expertenrunden, Zeit- und Ressourcenaufwand basierend auf bereitgestellten Schätz- und Planungstemplates fundiert und nachhaltig zu schätzen und zu dokumentieren. Eine schnelle Zusammenführung zu eine umfassenden, gehärteten Programmplan wurde dadurch ermöglicht.

Abgesehen davon wurde mit der Dokumentation der Capability Map und der Prozesslandkarte („Prozess-Haus“) der Grundstein für die Etablierung einer Prozessmanagement Practice im Unternehmen gelegt. Fachbereiche wurden in die Lage versetzt, fachliche Zielbilder zu modellieren, an die direkt die technische Dokumentation der IT-seitigen Umsetzung verknüpft werden konnte. Die nun mögliche Feature Request Zuordnungen und ein Pipeline-Management im Anforderungsmanagement forcieren zusätzlich den Ausbau des Business-IT-Alignments im Unternehmen.